Supplier Payments 

Before Laren pays invoice please discuss if the shipment should be finalized or if we should 
wait and consolidate other PO’s. If shipment is finalized, then submit invoice to Laren for 
payment, Payments to be consolidated for each week and submitted to Laren on a payment 
schedule spreadsheet. 
 
When making payment to new suppliers please request the following: 
1.Company Registration Documents 
2.Bank letter confirming banking details 
3.Accounts department contact information 
 
Payments will be done once a week, unless there is an urgent payment that needs to be 
done sooner. A schedule should be sent on Tuesday afternoons and I will process on 
Wednesday morning. 
 
Only add Items that needs to be paid, those that needs to be paid later should be added to a 
future payment schedule. Create a tab on the Payment Schedule for Future payments. This 
could be easily move across when ready for paying. 
 
 
For all purchases including local, we should issue a purchase order. This includes stationary, 
tools, packaging/crates etc. Preston will approved all technical requirements (tools, 
packaging etc) and Laren will approve all office requirements (stationary, PPE, Office 
furniture etc)